取扱説明書

ログイン・画面の見方

1. 案内されたクリエバのURLを開き、職員アカウントのメールアドレスとパスワードでログインします。
2. 左下の氏名が自分のアカウントであることを確認します。共用PCでは利用後に「ログアウト」を押します。
3. ホームの利用者カードを選ぶと、左側に「選択中の利用者」とその人のメニューが表示されます。

「別の人を選ぶ」で利用者一覧へ戻れます。スマートフォンなどでは、画面上部のメニューボタンから左側のメニューを開きます。

利用者の登録・基本情報

ホーム → 「＋ 利用者を追加」／利用者を選択 → 「基本情報」

1. 新しい利用者は「＋ 利用者を追加」から登録します。氏名・管理番号など、画面で必須と表示される項目を入力します。
2. 登録済みの利用者はカードを選び、「基本情報」を開きます。
3. 本人の情報、学校・所属、保護者、緊急連絡先、受給者証・契約などを確認し、必要な項目を入力します。
4. 編集した画面の保存ボタンを押し、完了を確認します。

住所や連絡先のコピー操作は、コピー元の相手を確認して使ってください。不要な欄を非表示にできる画面では、必要に応じて表示を調整できます。

名簿Excelからまとめて登録する場合

ホームの「名簿Excelを読み込む」でファイルを選び、確認画面で追加・更新・エラーの内容を確認してから登録します。読み込み元のExcelは書き換えません。管理番号や氏名に不一致がある行は、内容を確認して修正してください。

日々の記録・会議議事録

記録の目標文字数は初期値400字です。「−25」「＋25」で調整できます。プログラム記録用と専門的支援記録用のメモを、それぞれ入力できます。PCでは左右、狭い画面では上下に並びます。各欄の「文章を作る」ボタンで、対応する本文だけに反映します。目標文字数はそれぞれ設定でき、既存の本文がある場合は作り直しの確認が表示されます。以前の共通メモは参照用として保持します。子育てサポート加算記録の作成用メモは「相談・支援のメモ」の1欄です。以前の3欄の内容は見出し付きでまとめて表示し、保存時も保持します。「前回・前週の記録を見る」から、記録日より前の同じ利用者の記録を確認できます。同じプログラムでの絞り込みもできます。前週は7日前までの最新記録を表示します。

記録入力中に「戻る」を押しても、入力は同じブラウザーの画面内に一時保持されます。同じ利用者の同じ記録を開くと復元します。これはサーバーへの保存ではありません。再読み込み・ログアウト・タブを閉じる前に「記録を保存」を押してください。専門的支援・加算の本文も同じ個別記録に保存・Excel出力できます。記録量により印刷ページ数は増えます。

入力画面は「プログラム記録・専門的支援実施記録」「子育てサポート加算記録」「サービス担当者会議」「面談記録」「関係機関連携加算記録」の5タブです。最初の4タブは同じ個別記録にまとめて保存します。関係機関連携は別の記録として保存し、前回の記録も参照できます。タブを切り替えるだけでは保存されません。「面談記録」は「直接手入力する」と「面談内容から文章を作る」を切り替えられます。切り替えても本文・詳しい入力内容は消えません。直接手入力では詳しい面談欄やAIを使わず保存でき、計画書作成も保存した本文を参照します。詳しい入力欄は、移動前の面談メモと同じ表形式で表示します。「面談内容から出力文章を作る」で文章案を作成し、確認・編集して保存します。Excelには「出力する面談記録」の文章を出力します。計画書作成では保存済みの面談記録を選んで参照します。以前のアセスメント側の面談メモは保持しており、面談記録から選択して取り込めます。取り込みだけでは保存されず、元のメモや既存の出力文章は変更しません。「記入用紙を印刷（A4・1枚）」で手書き用の空欄用紙を印刷できます。記入した用紙はPDF（10MBまで）または写真（JPEG・PNG、5MBまで）で提出し、読み取り結果と原本を照合してから面談欄へ反映します。利用者の確認が必要です。判読できない箇所は確認対象として表示します。入力済み版はA4の枠に収まらない場合、印刷を止めて内容の調整を案内します。

個別記録Excelは指定の18列の原本形式で出力します。通常・専門・子育てサポートに加え、会議と面談は種別を付けた別行に、関係機関連携は右側の時間・場所・参加者・議事録欄に出力します。過去の「その他」は専用の行として保持します。プログラムの候補を選んでも、時刻は自動変更しません。

利用者を選択 → 「記録」

基本情報はEnterまたはTabで項目を移動し、最後に保存ボタンを押します。新規利用者の名簿No.は空欄にし、利用開始日を入力すると、保存時に「年4桁＋月2桁＋連番3桁」で自動採番します（例：202610001）。連番は事業所・利用開始月ごとに001から始まります。既存番号は維持し、利用開始日を変更しても採番済みの番号は変わりません。自動採番した番号は削除後も再利用しません。1か月の自動採番上限は999件です。計画の年月は数字入力、曜日別の内容は手入力でき、時間の候補は10:00〜17:00です。

1. 表示中の利用者と対象日を確認します。
2. 目的の記録を選び、新規作成または「入力・編集」を開きます。
3. 実施したプログラム、時刻、本人の様子、支援内容、評価などを画面に沿って入力します。会議議事録では開催日時・場所・参加者・会議内容を記入します。
4. 「記録を保存」を押し、保存済みの一覧に表示されることを確認します。
5. 修正するときは、該当する日付の記録から「入力・編集」を開き直します。

個別記録は1人分を月別タブにした年度Excelにまとめて出力できます。同じ利用者の関係機関連携も、このExcelに含めます。関係機関連携だけの月も対象です。件数や文章量によって縦方向に複数ページになります。別の利用者の内容は含めません。会議議事録を開催日・場所などでまとめた従来の出力も利用できます。保存されている記録が出力の元になります。

アセスメント・面談メモ

利用者を選択 → 「計画・評価」 → アセスメント

1. 新しく作る場合は作成の操作、既存の内容を直す場合は「入力・編集」を選びます。
2. 画面の項目やステップに沿って、本人・家族の希望、生活の状況、支援に必要な情報を入力します。
3. 食事・着替え・排泄などは、手助けの必要度と具体的な様子を分けて記入します。家族から聞いた情報は、その旨も記録します。
4. 必要に応じて聞き取り・面談メモや参考資料を確認します。
5. 内容を確認して保存します。帳票の見え方は、Excel出力や画面のプレビューで確認します。

聞き取り・面談メモは、本人や家族から聞いた事実を整理するために使います。計画へ内容を反映する操作では、対象の計画と反映する文章を確認してから進めてください。

個別支援計画・モニタリング

利用者を選択 → 「計画・評価」 → 年度を選ぶ

1. 対象年度と前期・後期を確認します。2026年度の後期は2026年10月〜2027年3月です。
2. 個別支援計画は「計画を入力」、モニタリングは「評価を入力」から作成します。保存済みの場合は「入力・編集」を使います。
3. 計画では本人・家族の希望、目標、支援内容、担当者、期間などを入力します。モニタリングでは実施状況・評価・今後の課題を入力します。
4. 内容を保存し、必要に応じて職員間で確認します。

「原案」「本案」と改訂

個別支援計画は、使用開始前を「原案」、確定して使用する計画を「本案」と表示します。内容が整ったら、権限のある職員が「確定して使用する」を開き、説明・同意・承認など画面で求められる内容を確認して進めます。通常の保存だけでは本案になりません。

確定した計画を変更する場合は「確定内容を改訂」から新しい原案を作ります。以前の版を残しながら修正します。

専門的支援計画

「計画・評価」 → 専門的支援計画 → 前期・後期とプログラムを選ぶ

「就学準備」「１年生」「プレトレ」「音楽療法」「らいとれ」の5種類があります。利用するプログラムの計画だけを作成します。

1. 対象年度と前期・後期、プログラム名を確認します。
2. 未作成なら「作成する」、保存済みなら「入力・編集」を選びます。
3. 目標、支援内容、習熟度、達成期間、担当者などを入力します。
4. 保存後、内容の表示やExcel出力を確認します。

似た書式でもプログラムごとに記入欄が異なります。帳票の表題・利用者名・期間が合っていることを確認してください。

帳票ダウンロード・印刷

利用者を選択 → 「帳票ダウンロード」 → 年度を選ぶ

1. 利用者名と年度を確認します。
2. アセスメント、聞き取り・面談メモ、前期・後期の計画・評価、必要な専門的支援計画を一覧で確認します。
3. 個別の出力、選択した帳票のZIP、一括Excelなど、画面にある方法を選びます。未作成の帳票は先に作成・保存してください。
4. ダウンロードしたファイルをExcelで開き、印刷プレビューで氏名・日付・文章の収まり・ページ数を確認します。
5. 必要に応じて施設の決めた共有フォルダに保存します。

一括Excelの対象は個別支援計画・モニタリング・専門的支援計画です。アセスメントと聞き取り・面談メモは個別に出力します。個別記録や会議議事録は、それぞれの記録画面にある出力操作を使います。

集計・利用カレンダー

ホームの利用者一覧は、曜日・プログラム・所属園や学校で絞り込めます。初期表示は開始時刻順で、同じ時刻は氏名順、時刻が未設定の利用者は最後です。利用設定の曜日は「名簿に連動する」と「個別に設定する」を選べます。名簿に連動すると、名簿の曜日別情報の変更が一覧と今後の予定作成に反映されます。既存の個別設定と登録済みの予定は保持します。

ホーム → 「利用者一覧」「集計」「利用カレンダー」

利用者一覧では名前・管理番号・在籍状態・学年・プログラムなどで対象を絞れます。利用者が見つからない場合は、まず絞り込み条件を確認してください。

集計では「プログラム別」「学年別」を切り替えて確認します。利用カレンダーでは対象月と利用状況を確認し、編集できる項目は画面の操作に従って保存します。

ホームに表示される更新時期などの案内は、確認のきっかけとして使ってください。計画の内容や実際の更新状況は、対象の利用者を開いて確認します。

AIによる文章作成

1. 先に、観察した事実・実施した支援・本人の反応などをメモに入力します。
2. 「文章を整える」など、その画面に表示される文章作成の操作を選びます。外部送信の確認が表示された場合は内容を確認します。
3. 作成された文章を読み、事実と違う内容や表現を修正します。
4. 入力欄への反映を確認し、最後に記録や計画を保存します。

AIが作るのは文章の候補です。診断や支援方針・請求を自動で決定するものではありません。接続設定や通信状況によって使えない場合は、手入力して保存できます。

ご意見・要望・質問

投稿には画像・Excel（.xlsx）・PDFを合計4件まで添付できます。PDF・Excelは1件10MB以下、画像は自動でサイズを調整します。投稿の詳細を開くと画像を確認でき、Excel・PDFはファイル名からダウンロードできます。同じ事業所の職員が確認できます。添付資料の内容が利用者情報や記録へ自動で取り込まれることはありません。

左側メニュー → 「ご意見・要望」

1. 投稿一覧の「新しく投稿」を押すと、投稿専用の画面が開きます。困っている操作や改善してほしい内容を入力します。どの利用者のどの画面か、操作の順番や表示されたエラーを書くと伝わりやすくなります。
2. 必要に応じて写真・スクリーンショットを添付します（4枚まで）。
3. 投稿後は一覧に戻り、返信や対応状況を確認できます。「投稿一覧に戻る」で入力画面を離れても下書きは同じブラウザー画面を開いている間は保持されます。質問への回答もこの画面でやり取りできます。

対応状況には「未対応」「対応中」「対応済み」があります。1枚のカードが1件の投稿です。「投稿内容」には本文の冒頭を表示し、投稿の種類・投稿者・日時・対応状況・返信件数を添えます。タイトル欄はありません。「詳細・返信を見る」を押すと、全文と返信・やり取りが開きます。管理者はカードの「未対応・対応中・対応済み」ボタンで状況を切り替えられます。対応内容の連絡は返信欄を使います。保存済みの対応メモは「対応結果」として表示されます。通常の投稿一覧には未対応・対応中の投稿を表示します。完了した投稿や過去の返信は「対応済み」に切り替えて確認できます。削除ボタンが表示される投稿は削除できます。削除すると添付写真ややり取りも通常の一覧から見えなくなるので、確認してから操作してください。

資料アップロード

左側メニュー → 「資料アップロード」

1. 「資料を提出」から、資料の種類・対象者・補足とファイルを入力します。PDF・Excel（.xlsx）・Word（.docx）に対応し、1件10MB以下です。
2. 「提出する」を押すと受付済みになります。職員は自分の提出物、管理者は担当事業所の提出物を確認できます。
3. 提出後は開発担当がAIを活用し、対象者・日付・項目ごとに登録候補を整理します。対応形式の資料は事前に転記・整形する必要はありません。
4. 開発担当が原文と候補を照合・修正し、不明な点は施設へ確認します。確認した内容だけをアプリへ登録します。AIによる整理から登録までが自動で行われるものではありません。
5. 確認状況は画面で確認できます。「反映済み」は、確認した内容をアプリへ登録した状態です。取り込み結果は各資料で確認できます。

ダウンロードはログインが必要です。提出者本人と管理者は、誤って提出した資料を削除できます。

管理者向けの操作

「職員・運用管理」を開くと、権限に応じて「プログラム名の管理」「運用設定」「操作履歴」が表示されます。プログラム名の管理は事業所内の入力候補を整えるためのものです。候補名の変更だけで、保存済みの記録名が一括変更されることはありません。

役割は「管理者」「スタッフ」「閲覧のみ」の3種類から選びます。管理者は職員の役割・利用状態・権限を管理し、スタッフは利用者情報・記録・計画を入力・編集します。閲覧のみの職員は入力・編集できません。以前の役割が設定されている職員には、現在の役割も表示されます。通常は役割だけで権限を設定できます。特定の画面だけを制限したい場合は「画面ごとのアクセス」で、利用者情報・利用者削除・記録・計画と評価・帳票出力を設定します。職員管理などの管理操作は役割に応じて制限されます。業務に必要な範囲を確認して設定してください。担当事業所の選択は不要です。招待する職員は現在の事業所に所属し、既存職員の所属は保持されます。アカウントの登録・メール・LINEなどは環境の設定状況により利用できる範囲が異なります。

「在籍管理」では対象者を確認してから状態を変更します。削除権限がある場合はチェック欄で複数人を選び、「選択した利用者を削除」から氏名・人数を確認し、指定の確認文を入力すると一括削除できます。状態変更だけでよい方は削除せず、在籍状態を変更してください。利用者や投稿の削除は権限のある職員だけが行い、削除した利用者を画面から復元できると考えて操作しないでください。

困ったとき